Dateien versenden

Dateien aus der Dateiablage können mit der Groupware je nach Bedarf auf verschiedene Arten versendet werden.

Dateien als Anhang versenden

Kleine Dateien können auch direkt aus der Dateiablage an eine Mail angehangen werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Datei in der Dateiliste. Wählen Sie den Punkt "Dateien versenden". Falls mehrere Dateien verschickt werden sollen, können diese mit gedrückter STRG-Taste angeklickt und damit markiert werden. Anschließend per Rechtsklick auf eine der markierten Dateien klicken und ebenfalls "Dateien versenden" auswählen (s. Abbildung 1).

Anschließend öffnet sich eine neue E-Mail mit der ausgewählten Datei als Anhang. Die E-Mail kann nun noch wie gewohnt angepasst werden und an den/die gewünschten Empfänger versendet werden.

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Datei per Downloadlink versenden

Da das Versenden großer Dateien per E-Mail zu vermeiden ist, können Sie die Datei in der Dateiablage der Groupware speichern und einen zeitlich begrenzten Downloadlink versenden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Datei in der Dateiliste. Wählen Sie den letzten Punkt "Erzeuge Downloadlink" (s. Abbildung 1).

Anschließend öffnet sich ein Kalender (Abbildung 2). Hier legen Sie den Verfall des zu versendenden Downloadlinks fest. Optional kann hier auch festgelegt werden, ob die Datei nach Ablauf des Download-Links automatisch gelöscht werden soll.

Nachdem Sie das Datum gewählt haben, befindet sich im Detailbereich der Dateiablage die zusätzliche Information "Externer Downloadlink verfügbar". Dort ist das Verfallsdatum und der Link aufgelistet. Dieser Link kann nun per Rechtsklick -> "Link-Adresse kopieren" kopiert und per Instant-Messenger oder E-Mail verschickt werden. Ein Link, um den Downloadlink direkt zu löschen, ist ebenfalls vorhanden (Abbildung 3).

Soll der Link per E-Mail verschickt werden, kann dies auch in einem Arbeitschritt erledigt werden, in dem beim Rechtsklick auf die Datei nicht "Erzeuge Downloadlink", sondern der Punkt "E-Mail Downloadlink" ausgewählt wird. Danach erscheint wieder die Kalenderanzeige zur Auswahl eines Ablaufdatums. Nachdem Sie das Datum gewählt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem eine E-Mail vorformuliert ist. Passen Sie diese nach Ihren Wünschen an und legen die Empfänger fest. Die Empfänger müssen keine Nutzer der Groupware sein. Ändern Sie bitte nicht den eingefügten Link. Anschließend versenden Sie diese E-Mail.

Der Empfänger der E-Mail kann dann über den zeitlich befristeten Link die von Ihnen gewählten Datei direkt herunterladen.

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