Dienstanweisung zu IT-Endgeräten und Kommunikationsdiensten

Dienstanweisung über die Nutzung von IT-Endgeräten und zentralen Universitätsrechenzentrumsdiensten an der Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald (DA I&K-Systeme)

1. Grundlagen

1.1 Hintergrund, Zielsetzung

Dienstliche IT-Endgeräte (z. B. PCs, Notebooks, internetfähige Mobiltelefone, Tablet-PCs) und zentrale URZ-Dienste (z. B. Internetzugang, E-Mail-Service, Netzlaufwerke, Groupware, Webserver) sind unabdingbare Voraussetzungen für leistungsfähige Forschung, Lehre und Verwaltung. Der Schutz dieser IT-Infrastruktur und der gespeicherten Informationen (Daten, Dokumente, Software usw.) ist daher von besonderer Bedeutung und kann nur sichergestellt werden, wenn alle Beschäftigten der Universität durch einen bewussten und verantwortungs­vollen Umgang sowie insbesondere durch die Einhaltung der nachstehenden Bestimmungen hierzu beitragen.

1.2 Weitere relevante Regelungen

  1. Ordnung des Universitätsrechenzentrums (Ordnung URZ)
  2. Regeln gemäß § 4 Abs. 4 der Ordnung URZ (URZ-Regeln: Verhaltensrichtlinie, Client-Richtlinie)
  3. Dienstvereinbarung über die Nutzung von IT-Endgeräten und zentralen URZ-Diensten (DV I&K-Systeme)
  4. Dienstvereinbarung über die Durchführung von alternierender Heim- und Telearbeit (DV Telearbeit)
  5. Dienstvereinbarung / Dienstanweisung über den Einsatz eines Telekommunikationssystems und die Nutzung der mobilen Telefonie (DV / DA Telefonie)

1.3 Geltungsbereich

Diese Dienstanweisung gilt für alle Beschäftigten einschließlich des wissenschaftlichen und künstlerischen Personals, der weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Hilfskräfte der Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald (§§ 55 - 79 LHG M-V).

1.4 Verantwortlichkeiten

Die Rektorin bzw. der Rektor, die Kanzlerin bzw. der Kanzler, die Leiterinnen bzw. Leiter der Fakultäten, der Universitätsbibliothek sowie des Universitätsrechenzentrums sind für die Einhaltung der Bestimmungen dieser Dienstanweisung in ihrem Bereich verantwortlich. Sie sind auch dafür verantwortlich, dass die in ihrem Bereich eingesetzten Beschäftigten diese Dienstanweisung kennen. Die Bekanntmachung der Dienstanweisung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist diese Dienstanweisung von der personalsachbearbeitenden Stelle bei der Einstellung gegen Unterschrift auszuhändigen.

2. Nutzungsbestimmungen

2.1 Allgemeine Grundsätze, Ausnahmen

  1. Nutzen Sie zur Erfüllung dienstlicher Aufgaben – vorbehaltlich der nachstehend unter Buchst. b aufgeführten Ausnahmen – ausschließlich von der Dienststelle zur Verfügung gestellte IT-Endgeräte, Software und zentrale URZ-Dienste. Nutzen Sie diese dienstlichen IT-Endgeräte, Software und zentralen URZ-Dienste (z. B. Ihre dienstliche E-Mail-Adresse) nicht für private Zwecke. Den dienstlichen Internetzugang dürfen Sie jedoch in geringfügigem Umfang auch für private Zwecke nutzen, wenn Sie der DV I&K-Systeme (vgl. oben Punkt 1.2 c, abrufbar auf der Internetseite des Referates Personal und Berufungen) durch Abgabe der hierzu erforderlichen Einwilligungserklärung zugestimmt haben. Dazu gehört auch die private Nutzung eines Webmail-Dienstes (z. B. Hotmail, Google-Mail, Yahoo-Mail). 
  2. Ihnen ist die dienstliche Nutzung von URZ-Diensten auf privaten IT-Endgeräten gestattet, wenn dabei keine dienstlichen Informationen auf dem privaten IT-Endgerät gespeichert werden. Dies trifft bspw. auf die Nutzung der Webmail-, Kalender- und Adressbuchfunktion der Groupware über LAN/WLAN/Mobilfunk zu.
  3. Eine darüber hinausgehende Nutzung privater IT-Endgeräte zur Erfüllung von dienstlichen Aufgaben kann Ihnen auf Antrag gestattet werden, wenn und soweit daran nachweislich ein dienstliches Interesse besteht und Erfordernisse des Datenschutzes sowie der IT-Sicherheit nicht entgegenstehen. Die Genehmigung kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Der Antrag zur Registrierung eines Privatgerätes ist elektronisch in der Account-Verwaltung des URZ zu stellen (https://ums.uni-greifswald.de/).
  4. Sofern nicht ausdrücklich seitens des URZ zugelassen, dürfen Sie dienstlich beschaffte Software nicht auf privaten Endgeräten installieren.
  5. Eine Änderung der hier beschriebenen Grundsätze und Ausnahmen kann nur im Rahmen einer neuen Dienstanweisung erfolgen.

2.2 Regeln des URZ

  1. Um wesentlichen Anforderungen an die Verfügbarkeit und Sicherheit dienstlicher Informationen zu genügen, haben Sie die hierzu erlassenen Regeln des URZ (vgl. oben Ziffer 1.2 b) zu beachten. Weil diese Anforderungen zusammen mit der technischen Entwicklung der Informationstechnik einem stetigen Wandel unterworfen sind, können sich auch diese Richtlinien von Zeit zu Zeit ändern. Es gehört daher zu Ihren dienstlichen Pflichten, sich in regelmäßigen Abständen – wenigstens jedoch einmal jährlich – über etwaige Änderungen zu unterrichten.
  2. Die Regeln des URZ sind stets im Internet einsehbar (https://rz.uni-greifswald.de/regeln/).

2.3 Internet / E-Mail / Datenträger

  1. Sofern nicht im Einzelfall unter Einbeziehung des behördlichen Datenschutz­beauftragten ausdrücklich gestattet, dürfen Sie personenbezogene Daten sowie sonstige dienstliche Informationen nicht bei externen IT-Dienstleistern (z.B. Dropbox, Microsoft SkyDrive/OneDrive, Amazon Cloud Drive o. Ä.) oder auf externen Datenträgern (z.B. USB-Sticks, Micro/SD/HC-Speicherkarten, Festplatten) speichern.
  2. Eine automatische Weiterleitung (sog. Forwarding) von E-Mails, die auf dem dienstlichen E-Mail-Account eingehen, an universitätsexterne E-Mail-Konten dürfen Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht einrichten.
  3. Sofern Sie vertrauliche und/oder personenbezogene Daten aus dienstlichen Gründen per E-Mail versenden, darf dies an universitätsexterne E-Mail-Konten grundsätzlich nur auf verschlüsseltem Wege geschehen. In Zweifelsfällen ist zuvor der behördliche Datenschutzbeauftragte zu Rate zu ziehen. Hinweise zur Verschlüsselung von E-Mails finden Sie auf den Internetseiten des URZ (https://rz.uni-greifswald.de/mailsecurity/).

2.4 Besonderheiten für Hochschullehrer/innen

Das in § 9 der DV I&K-Systeme festgelegte Verfahren zur Aktivierung von E-Mail-Abwesenheits­nachrichten ist auf Hochschullehrer/innen mit der Maßgabe anzuwenden, dass an die Stelle des unmittelbaren Vorgesetzten der/die Dekan/in oder – sofern diese/r persönlich betroffen ist – der/die Rektor/in tritt. Der Gesamtpersonalrat ist nicht zu beteiligen. Das Vorstehende gilt gleichermaßen für das in § 10 der DV I&K-Systeme festgelegte Verfahren zur Einsichtnahme in E-Mails sowie in Daten auf dienstlichen Informations- und Kommunikationssystemen.

2.5 Wenn etwas passiert

  1.  Achten Sie bei der Nutzung dienstlicher IT-Endgeräte und URZ-Dienste stets auf Unregel­mäßigkeiten (z. B. unerklärliches Systemverhalten, Virusmeldungen, verschwundene Dateien, defekte Hardware).
  2. Informieren Sie bei Defekten, Problemen oder anderen Unregelmäßigkeiten (wie z. B. Fehlfunktionen oder Virenverdacht) das URZ, bei Verlust eines dienstlichen oder eines zur dienstlichen Nutzung gemäß Ziffer 2.1 b zugelassenen privaten IT-Endgerätes zusätzlich Ihren unmittelbaren Vorgesetzten sowie den behördlichen Datenschutzbeauftragten.

3. Kontrolle, Verstöße gegen die Dienstanweisung

  1. Die Beachtung dieser Dienstanweisung wird stichprobenartig und anlassbezogen anhand des in § 8 der DV I&K-Systeme festgelegten Verfahrens überprüft. Sind Hochschullehrerinnen oder Hochschullehrer betroffen, tritt die Rektorin an die Stelle des Kanzlers; der Gesamtpersonalrat ist in diesen Fällen nicht zu beteiligen.
  2. Verstöße gegen diese Dienstanweisung können – abhängig von deren Schwere und Häufigkeit – arbeits- oder dienstrechtliche Folgen (z. B. Ermahnung, Abmahnung, Disziplinarmaßnahme, Kündigung) oder – bei Inanspruchnahme der Universität durch Dritte – einen Regress beim Verursacher zur Folge haben.

4. Inkrafttreten

Diese Dienstanweisung tritt mit Wirkung zum 01.04.2018 in Kraft.

Prof. Dr. Johanna Eleonore Weber
Rektorin