Informationen zum Dienst „Matrix“ des Universitätsrechenzentrums

Mit dem Dienst „Matrix“ stellt das Universitätsrechenzentrum den Mitgliedern und Angehörigen der Universität Greifswald eine Anwendung für die interne sowie die externe Kommunikation zur Verfügung.

Universität Greifswald
vertreten durch die Rektorin, Prof. Dr. Katharina Riedel,
Domstraße 11, 17489 Greifswald
Telefon: +49 3834 420 0, E-Mail: rektorinuni-greifswaldde

Dominique Lenzner
SIS - Schweriner IT- und Servicegesellschaft mbH
Eckdrift 93, 19061 Schwerin
Telefon: +49 385 20092 1218, E-Mail: datenschuetzeruni-greifswaldde

Mitgliedern und Angehörigen der Universität Greifswald wird mit der Anwendung „Matrix“ eine synchrone schriftliche Kommunikation sowie (Video-)Anrufe zur Nutzung bereitgestellt. Zudem erlaubt diese Anwendung eine Kommunikation mit universitätsexternen Personen, die ebenfalls über einen Matrix-Account verfügen. Die Nutzung dieses Dienstes ist freiwillig. Die Erstellung einer Matrix-ID erfolgt auf explizite Beantragung durch Sie als nutzende Person selbst und erfordert Ihre vorherige Einwilligung über die Accountverwaltung.

Bei der Nutzung des Matrix-Dienstes werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:

•   Matrix-ID (wird automatisch über Ihren Universitätsaccount bezogen)
•   Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse (werden automatisch über Ihren Universitätsaccount bezogen)
•   IP-Adresse, Client, Browser, Zeitpunkt des Zugriffs
•   Sitzungsdaten (Art und Anzahl der aktiven Sitzungen, Statusanzeige)
•   Klarname und Matrix-ID der Kommunikationspartner in einem Raum sowie
•   Kommunikationsdaten (gesendete Nachrichten und Inhalte).

Sämtliche Logdaten werden nach 7 Tagen gelöscht. Ferner werden mit Ausnahme der Matrix-ID sämtliche personenbezogene Daten gelöscht, sobald Sie aktiv die Löschung Ihres Matrix-Zugangs über die Accountverwaltung veranlassen, spätestens jedoch mit Löschung Ihres Universitätsaccounts nach Ausscheiden aus der Universität Greifswald.

Ihre Matrix-ID wird nicht gelöscht. Dies ist seitens des Entwicklerteams weder vorgesehen noch technisch möglich, um eine doppelte Vergabe einer Matrix-ID zu verhindern. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Ihre Matrix-ID auch auf den externen Matrix-Servern Ihrer Gesprächspartner dauerhaft gespeichert bleibt. Aus diesem Grund besteht die Matrix-ID an der Universität Greifswald aus einer zufallsgenerierten Nummer, welche nach Löschung des Matrix-Accounts keiner Person mehr zuordenbar und somit anonymisiert ist.

Bitte beachten Sie, dass die Kommunikationsdaten innerhalb eines Raums erst dann endgültig vom universitären Matrix-Server gelöscht sind, wenn alle Gesprächspartner diesen Raum verlassen haben. Auch wenn Sie einen Raum verlassen oder Ihr Matrix-Account gelöscht wird, bleiben die Inhalte und ggf. übermittelte Dateien in dem Raum bestehen, bis alle Teilnehmer diesen Raum verlassen und dieser dadurch automatisch geschlossen und gelöscht wurde. Ob und wann diese Kommunikationsdaten bei einem Raum mit universitätsexternen Gesprächspartnern von deren Matrix-Server gelöscht werden, hängt von der Konfiguration des externen Servers ab. Hierauf hat die Universität Greifswald keinen Einfluss.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Universitätsrechenzentrum der Universität Greifswald
Felix-Hausdorff-Straße 18, 17489 Greifswald
Telefon: +49 3834 420 1420, E-Mail: urzuni-greifswaldde

Wir weisen darauf hin, dass die o.g. personenbezogenen Daten auch auf den externen Matrix-Servern verarbeitet werden, sofern Sie mit universitätsexternen Personen über diesen Dienst kommunizieren.

Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Darüber hinaus haben Sie das Recht, auf Antrag unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger, den Zweck und die Dauer der Datenverarbeitung zu erhalten. Zusätzlich haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung, auf Einschränkung der Verarbeitung (z.B. Sperrung), auf Löschung sowie auf die Datenübertragbarkeit Ihrer Daten. Entsprechende Anfragen sind schriftlich an urzuni-greifswaldde zu richten.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte bzgl. Ihrer personenbezogenen Daten auf universitätsexternen Matrix-Servern, wenden Sie sich bitte direkt an die jeweiligen Betreiber, da die Universität Greifswald keinen Zugriff auf diese Daten hat.

Ferner haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a
19055 Schwerin
infodatenschutz-mvde