Nextcloud

Bitte beachten sie bei der Bearbeitung mit OnlyOffice, dass die Dateien erst in die Nextcloud zurückgespeichert werden, wenn sie ihren Webbrowser-Tab mit dem Dokument schließen!

Die Nextcloud ist eine freie Software zur Datenspeicherung. Über einen Webbrowser oder entsprechende Clients kann auf die synchronisierten Daten an unterschiedlichen Orten und auf unterschiedlichen Geräten zugegriffen werden. Die Daten können unkompliziert auch mit Externen geteilt werden.

Für die Bearbeitung von Office-Dokumenten steht im System ein OnlyOffice-Dokumentenserver zur Verfügung. Die entsprechenden Dokumente können im Browser gleichzeitg von mehreren Personen bearbeitet werden.


Login

Bild 1: Loginscreen der Nextcloud.

Der Login erfolgt über die Startseite (s. Bild 1) mit ihrem zentralen Nutzeraccount des URZ (Benutzername und Kennwort).


Einstellungen

Die Einstellungen erreichen Sie mit einem Klick auf das Profilbild in der rechten oberen Ecke (s. Bild 2).

In den Einstellungen ihres Nextcloud-Accounts können Sie einige Anpassungen (s. Bild 3) vornehmen:

  • Spracheinstellung
  • Designeinstellung
  • Übertragung von Eigentumsrechten (Dateien und Ordner)
  • Überprüfung von Ablaufdaten
Bild 2: Die Einstellungen können über einen Klick auf das Profilbild erreicht werden.
Bild 3: Ihre Persönlichen Einstellungen können anschließend hier erfolgen.

Ordner/Dateien hochladen oder erstellen

Bild 4: Plusbutton drücken und Dateien/Ordner erstellen oder hochladen.

Nach dem Einloggen in die Nextcloud befinden Sie sich direkt in Ihrem Homeverzeichnis. Über den Plusbutton können Sie neue Dateien/Ordner erstellen oder Dateien hochladen (s. Bild 4)

Das Hochladen kann ebenso per Drag'n'Drop aus dem Dateiexplorer ins Browserfenster erfolgen.

Die aktuelle Speicherquota beträgt 10 GB für Mitarbeitende und 1 GB für Studierende.


Freigaben erstellen

Über das "Share"-Symbol können Sie Dateien und auch ganze Ordner mit anderen Personen teilen (s. Bild 5).

Die Freigabe kann auf zwei Arten erfolgen:

  • als Link teilen
  • anderen Universitätsangehörigen freigeben

Es sind unterschiedliche Rechtevergaben für entsprechende Freigaben möglich (z.B. Bearbeiten, Erstellen, Löschen).

Bild 5: Teilenmenü durch klicken auf das "Share"-Symbol aufrufen (rot markiert).
Bild 6: Berechtigungen für die Linkfreigabe
Bild 7: Suchen eines Nextcloudaccounts für die interne Freigabe.
Bild 8: Berechtigungen für die interne Freigabe.

Dokumente bearbeiten

Office-Dokumente (Texte, Tabellen, Präsentationen) können über den bereitgestellten Dokumentenserver direkt im Browser bearbeitet werden.

Es können nur aktuelle Formate bearbeitet werden. Altformate wie z.B. doc-Dateien müssen zuvor in das docx-Format überführt werden. Dies kann direkt über die Weboberfläche erfolgen.

Bild 9: OnlyOffice im Browserfenster.
Bild 10: Umwandlung von doc in docx mittels OnlyOffice im Browser.

Dokumente wiederherstellen

  1. Gelöschte Objekte
  2. Ältere Versionen

(1) Gelöschte Dokumente können über die Sektion "Gelöschte Objekte" (Deleted Files) wiederhergestellt werden.

Durch das Überstreichen des Dateinamens mit der Maus können Sie den Ursprungsordner ermitteln und durch einen Klick auf "Wiederherstellen" (Restore) die Datei zurück in Ihren Dateibestand holen.

Der Papierkorb hat eine Größe von maximal 50% Ihrer Quota. Er selbst wird aber nicht auf Ihre Quota angerechnet. Wird das Limit überschritten, werden die ältesten Dateien gelöscht. Der Papierkorb hält gelöschte Objekte maximal 7 Tage vor.

(2) Wenn sie eine ältere Version ihrer Datei ansehen bzw. wiederherstellen wollen, dann können sie dies in der Nextcloud bzw. in OnlyOffice tun.

  • Nextcloud - neben der Datei auf das 3-Punkte-Menü klicken und "Details" auswählen, im Tab "Versionen" sehen sie alle gespeicherten Kopien älteren Datums ihrer Datei.
  • OnlyOffice - unter "Datei" - "Versionshistorie" haben sie Zugriff auf die gespeicherten Versionen ihrer Date (diese Möglichkeit ist auf einige wenige Dateitypen beschränkt)

Desktop Integration

Bild 11: Zugriffssteuerung für Desktop Clients

Die Daten im Nextcloud-System können über entsprechende Desktop Clients mit Ordnern auf dem lokalen Endgerät synchronisiert werden.

Die Verwaltung der Desktop Client Zugriffe erfolgt über den Browser in Ihrem Account unter "Einstellungen" -> "Sicherheit" (s. Bild 11).

Sie können den Dateizugriff beeinflussen, die Zugriffsrechte löschen (Daten auf dem Gerät bleiben erhalten) oder alle Daten auf dem Synchronisierungsclient löschen (Gerät löschen).

Für die Betriebssysteme Linux, macOS und Windows steht jeweils eine Anleitung zur Installation des Desktop-Clients zur Verfügung.

 

 

Desktop Client installieren

Desktop Client einrichten

Nach dem Starten der Applikation erfolgt die Einrichtung in 5 kurzen Schritte (s. Abbildungen):

  1. Klicken Sie auf "Log in"
  2. Geben Sie die Serveradresse "https://nextcloud.uni-greifswald.de" ein
  3. Machen Sie grundlegende Angaben zum Synchronisierungsverhalten und zur Lage des Ordners
  4. Melden Sie sich im automatisch geöffneten Browserfenster an
  5. Gewähren Sie Zugriff auf Ihren Account durch klick auf den Button "Zugriff gewähren"

Ihr Desktop Client ist nun mit der Nextcloud der Universität Greifswald verbunden.

Bildschirmansichten zur Einrichtung des Desktop Client

Bild 1: Klicken Sie auf "Log in" / "Bei Nextcloud anmelden".
Bild 2: Geben Sie die Serveradresse in das Feld ein und klicken auf "Next"/"Weiter".
Bild 3: Wählen Sie die Synchronisierungsart und den Ablageort. Drücken Sie danach auf "Connect" / "Verbinden".
Bild 4: Es öffnet sich ein Browserfenster. In diesem müssen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort anmelden. (Sollten Sie bereits in der Nextcloud eingeloggt sein, passiert dies automatisch nach dem Klick auf "Anmelden".)
Bild 5: Gewähren Sie ihrem Desktop Client Zugriff auf Ihre Nextclouddaten.
Bild 5: Herzlichen Glückwunsch.