Mediendatenbank EasyDB

(Bild)-Dateien verschlagworten, ordnen, präsentieren und teilen - einfach und schnell mit der Mediendatenbank der Universität.

Login und Nutzung

https://mediendatenbank.uni-greifswald.de

Die Mediendatenbank steht allen Angehörigen der Universität zur Nutzung offen - die Anmeldung erfolgt mit dem zentralen Nutzeraccount.

Die Ablage der Daten erfolgt arbeitsgruppen- oder projektbezogen.

Sie können einzelne Dateien oder beliebig zusammengestellte Gruppen von Dateien zum Download bereit stellen, sowohl für andere Nutzer der Mediendatenbank (mit Anmeldung) als auch für externe Personen (keine Anmeldung an der Mediendatenbank erforderlich).

Wählen Sie zwischen verschiedenen Eingabemasken für Metadaten (Standard: Dublin Core). Bei Bedarf erstellen wir für Sie angepasste Eingabemasken nach Ihren Vorgaben. Dazu gehört auch das Mapping bereits an der Datei vorhandener Metadaten beim Hochladen der Datei.

Der Schwerpunkt der Mediendatenbank liegt in der Verschlagwortung und dem Ordnen, Präsentieren und Teilen von (Bild-)Dateien - zum bequemen gemeinsamen Arbeiten an Dateien nutzen Sie bitte die Möglichkeiten der zentralen Datenspeicherung.

Pools

Menü öffnen: Rechtemanagement - Pools
Einen neuen Unterpool anlegen: den übergeordneten Pool auswählen
Einen neuen Unterpool anlegen: den Namen angeben

Dateien werden in der Mediendatenbank in Pools abgelegt. Jede Datei liegt in genau einem Pool, kann aber zwischen verschiedenen Pools verschoben werden. 

Der Pool entscheidet dabei über die Zugriffsrechte auf die Datei. Zum Beispiel: auf den Pool Ihrer Arbeitsgruppe können alle Mitglieder derselben zugreifen. Bei Bedarf können auch Pools mit eingeschränktem Zugriff angelegt werden.

Pools können wie Ordner hierarchisch strukturiert werden.

Vorgehensweise zum Anlegen eines neuen Pools:

  • Öffnen Sie das Menü 'Rechtemanagement'. Wählen Sie den Eintrag 'Pools'.
  • Klicken Sie den Pool an, unter dem Sie den neuen Pool anlegen möchten. Sie können Pools nur unterhalb des für Sie angelegten Haupt-Pools anlegen (im Bildbeispiel: unterhalb von 'Alle Pools - Rechenzentrum'). Nach dem Speichern kann ein Pool nicht mehr verschoben werden - der Pool müsste dann gelöscht und an der richtigen Stelle neu angelegt werden.
  • Klicken Sie auf [+] am Fuß der mittleren Spalte, und wählen Sie im Pop-Up-Menü die gewünschte Option aus (im Bildbeispiel: Neu in "Rechenzentrum").
  • Als Verantwortlicher für den Pool wird automatisch Ihr Nutzeraccount eingetragen.
  • Vergeben Sie einen Namen für den neuen Pool. Bei Bedarf kann der Name auf deutsch und auf englisch angegeben werden. 
  • Optional: Geben Sie einen Ansprechpartner für diesen Pool an. Diese Angabe wird für andere Nutzer angezeigt.
  • Optional: Geben Sie eine Beschreibung für diesen Pool ein (deutsch und/oder englisch). Diese Angabe wird für andere Benutzer angezeigt. 
  • Optional: Referenz und Kurzname. Diese Angaben werden benötigt, wenn die Metadaten über OAI/PMH-Schnittstelle geharvestet werden sollen.
  • Optional: Export- und Import-Profile. Hier können Sie die Standard-Import- bzw. Export-Profile festlegen für diesen Pool. Beim Hochladen von Dateien kann aber auch ein anderes Profil gewählt werden. Im Profil wird festlegt, welche Metadaten aus der Datei beim Hochladen bereits in die Eingabemaske übernommen werden bzw. welche Metadaten aus der Eingabemaske beim Download in die Datei geschrieben werden.
  • Klicken Sie auf Speichern unten rechts am Seitenfuß.

Neue Datensätze ...

Neue Datensätze: Objekttyp, Pool, Maske und Mapping wählen
Neue Datensätze: Bitte warten - die Dateien werden geladen
Neue Datensätze: Dateien sind geladen
Neue Datensätze: Metadaten in Vorlage eingeben und für alle Dateien übernehmen
Neue Datensätze: Metadaten für jede Datei einzeln eingeben
Neue Datensätze: Erst nach dem Ausfüllen der Pflichtfelder kann gespeichert werden

Klicken Sie im Menü auf der linken Bildschirmseite auf '+' bzw. 'Neue Datensätze ...'

Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Objekttyp

Der Objekttyp bestimmt, welche Metadaten-Felder für die Datei zur Verfügung stehen werden. In der Auswahlliste finden Sie alle Objekttypen, auf die Sie mit Ihrem Nutzeraccount Zugriff haben. 

Pool

Jede Datei liegt in genau einem Pool. Eine Datei kann nachträglich von einem Pool in einen anderen verschoben werden. Wählen Sie den gewünschten Pool aus der Liste.

Maske

Für einen Objekttypen können mehrere Eingabemasken definiert werden. Beispiel: in einem Projekt werden Metadaten sowohl von erfahrenen Mitarbeitern als auch von studentischen Hilfskräften eingegeben. Während die Mitarbeiter alle Metadatenfelder eingeben und Auswahllisten um neue Werte erweitern dürfen, sollen die Hilfskräfte nur einen einige Metadatenfelder befüllen, und in Auswahllisten nur bereits vorhandene Werte nutzen dürfen.

Feld für Datei

Falls mehrere Felder für Dateien definiert wurden, muss hier dass passende ausgewählt werden.

Mapping

Dateien, insbesondere Bilddateien, können bereits Metadaten enthalten. Diese können beim Import direkt in die Eingabemaske übertragen werden. Der Wert 'Standard' bedeutet hier: es wird das Standard-Mapping vom Pool verwendet.

Versionen erkennen

Beim Hochladen der Dateien wird ein Doubletten-Check durchgeführt. Wenn eine Datei als potentielle Doublette identifiziert wurde, entscheiden Sie, ob sie trotzdem importiert werden soll.

[ + Dateien ]

Wählen Sie eine oder mehrere Dateien eines Verzeichnisses zum Hochladen aus.

[ + Verzeichnis ]

Wählen Sie ein komplettes Verzeichnis zum Hochladen aus.

Falls eine Datei versehentlich ausgewählt wurde, können Sie sie mit einem Klick auf das kleine 'Papierkorb'-Symbol wieder entfernen.

[Weiter]  Es öffnet sich die gewählte Eingabemaske. 

Eingabe der Metadaten in Vorlage (für alle Dateien übernehmen):

In der linken Spalte befindet sich über den Vorschaubildern der hochgeladenen Datei der Button 'Vorlage'. Dieser ist standardmäßig aktiviert, wenn mehrere Dateien auf einmal hochgeladen werden. Alle Einträge, die Sie nun im Formular in der mittleren Spalte vornehmen, werden auf alle Dateien angewendet. Dies bietet sich an für z.B.: Urheber, Copyright-Vermerk u.ä.

Eingabe der Metadaten für einzelne Datei:

Klicken Sie auf eine Datei in der linken Spalte, um Metadaten speziell für diese Datei einzugeben.

Pflichtfelder:

Noch unausgefüllte Pflichtfelder werden mit einem roten Dreieck in der linken oberen Ecke markiert. Sie können erst speichern, wenn alle Pflichtfelder für alle Dateien des aktuellen Imports ausgefüllt worden sind.

Pool ändern:

In der mittleren Spalte oben wird der ausgewählte Pool angezeigt. Sie können hier noch einmal einen anderen Pool auswählen. Alle Dateien eines Imports werden im selben Pool gespeichert.

Berechtigungen:

Die Freigabe von Dateien für Benutzer, die keinen Zugriff auf den Pool haben, erfolgt über Freigabe-Mappen. 

 

Freigabe-Mappen erstellen

Mappen können hierarchisch angelegt werden.
Freigaben können sowohl für interne als auch für externe Nutzer angelegt werden.
Externe Nutzer müssen über die Freigabe benachrichtigt werden.
Eine Freigabe kann jederzeit deaktiviert werden.

Öffnen Sie das Menü 'Recherche'.

Im Bereich 'Meine Mappen' sehen Sie alle Mappen, die Sie selbst angelegt haben. Klicken Sie ggf. auf das kleine Dreieick vor 'Meine Mappen', damit die Liste angezeigt wird.

Im Bereich 'Freigegebene Mappen' sehen Sie Mappen, die Sie erstellt und freigegeben haben bzw. Mappen, die von anderen für Sie freigegeben worden sind.

Klicken Sie auf [ + ] unten in der Spalte, um eine neue Mappe anzulegen. Geben Sie einen Namen an, und klicken Sie auf "Speichern".

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die soeben erstellte Mappe. Wählen Sie im Kontextmenü "Freigabe ...".

Es öffnet sich ein Dialog-Fenster. Klicken Sie auf [ + ], um eine neue Freigabe für diese Mappe zu erstellen.

Möchten Sie eine Freigabe für bekannte Nutzergruppen bzw. Nutzer erstellen, wählen Sie "Benutzer/Gruppe/Email". Je Freigabe kann nur eine Nutzergruppe/ein Nutzer gewählt werden. Legen Sie für jede Gruppe, die Zugriff auf die Mappe erhalten soll, eine eigene Freigabe an.

Möchten Sie einen Download-Link erstellen, wählen Sie "Link erzeugen für externen Zugriff". 

Wählen Sie aus der Liste der vordefinierten Berechtigungen die für Ihren Zweck passende aus. Legen Sie ggf. ein Ablaufdatum für die Freigabe fest.

Klicken Sie auf das Icon "Link", um den Freigabe-Link anzuzeigen. Haben die Nutzer, für die Sie die Freigabe angelegt haben, eine Email hinterlegt, werden sie automatisch  benachrichtigt.

Klicken Sie auf "Speichern", um die Freigabe zu aktivieren und das Dialog-Fenster zu schliessen.

Klicken Sie auf "Aktivieren", um die Freigabe zu aktivieren ohne das Dialog-Fenster zu schliessen.

Eine Freigabe deaktivieren:

Klicken Sie auf das Icon "Optionen". Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen "Aktiv". Klicken Sie auf "Anwenden". Speichern bzw. Aktivieren Sie die Änderung.

Eine Freigabe löschen:

Wählen Sie die Freigabe aus, die Sie löschen möchten. Die Zeile ist nun blau hinterlegt. Klicken Sie auf [ - ]. Speichern bzw. Aktivieren Sie die Änderung.

Suchen und Finden

Mappen

Jede Datei ist in genau einem Pool gespeichert, kann aber mehreren Mappen zugeordnet werden. Die Zuordnung eines Datensatzes zu einer Mappe erfolgt einfach mittels drag & drop (mit der Maus anklicken und ziehen). Ein Datensatz verbleibt solange in einer Mappe, bis Sie in explizit wieder daraus entfernen. 

Beispiel: Thematisch zusammengehörige Dateien in einer gemeinsamen Mappe

Sie können Mappen gemeinsam mit anderen Anwendern der Mediendatenbank verwenden ('Freigabe-Mappen'). 

Filter

Je nach verwendetem Eingabeformular können Sie eine Filter-Liste verwenden, um schnell auf bestimmte Datensätze zuzugreifen.

Beispiel: Eingabeformular 'Pressestelle'. Im Eingabeformular wurde 'Ort' als Filter-Feld festgelegt. Beim Aufrufen der Bilder im Pool 'Pressestelle' wird eine Auswahl-Liste generiert mit allen Einträgen aus dem Feld 'Ort'.  Nun kann gezielt ein Ort angeklickt werden, um alle zugehörigen Bilder anzuzeigen.

Tags

Die Mediendatenbank erlaubt nutzerdefinierte Tags (engl. für Etikett, Marke, (Namens)schild, Plakette). In Verwendung sind zum Beispiel die Taggruppen 'DSGVO' und 'Workflow'. Die Taggruppen werden, sofern die Tags vergeben wurden, in der Filter-Liste angezeigt.

 

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