Formulare mit Powermail

Die zentralen Webseiten bieten Ihnen die Möglichkeit Formulare zu erstellen und einzubinden. Hierfür wird die Erweiterung "Powermail" verwendet. Auf dieser Seite erhalten Sie alle Informationen für die Einrichtung und Verwendung von Formularen innerhalb von TYPO3.

Grundlegend besteht ein Formular aus einer oder mehrerer Formular-Seiten auf denen Formular-Felder platziert sind. Die Eingabefelder werden untereinander dargestellt. Hierauf haben Sie keinen gestalterischen Einfluss.

Ein Formular sollte mindestens ein Feld für einen Namen, ein Feld für eine E-Mail-Adresse und einen "Absenden"-Knopf besitzen. Verschiedene Eingabefelder, wie zum Besipiel Auswahllisten, Checkboxen oder Datei-Uploads können definiert werden. Zusätzlich kann eine Plausibilitätsprüfung für Felder aktiviert werden.

Erfolgreich ausgefüllte und abgesendete Formulardaten können an eine angegebene E-Mail-Adresse verschickt werden. Zusätzlich ist die Funktionalität einer Bestätigungsnachricht, an die das Formular ausfüllende Person, möglich.

Standardmäßig werden Formulardaten innerhalb des Redaktionssystems gespeichert und können über das Modul "Powermail" im Backend als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden.

Zur Förderung der Übersichtlichkeit bei der Handhabung von Formularen bietet es sich an einen eigenen Datensatzordner - ausschließlich für Formulare - innerhalb des Seitenbaums anzulegen. Die Formular-Struktur ist stets Formular > Seite(n) > Felder.

1. Im Modul "Liste" können Sie innerhalb dieses Datensatzordners einen neuen Datensatz vom Typ "Formulare" (im Abschnitt "Powermail") erstellen.
2. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel für Ihr Formular.
3. Klicken Sie auf "Seiten neu erstellen" und vergeben Sie einen Titel für die Formularseite.
4. Klicken Sie auf "Felder neu erstellten" und definieren Sie die gewünschten Felder. Wiederholen Sie diesen Schritt so oft wie nötig.
5. Als letztes Feld sollten Sie ein Feld vom Typ "Abschicken Feld (Submit)" erstellen.

Achten Sie darauf, während der Erstellung des Formulars, Änderungen regelmäßig abzuspeichern.

Sie können die vorhandenen Felder nachträglich bearbeiten und deren Anordnung verändern. Beachten Sie jedoch, dass mit dem ersten Eintrag / der ersten Anmeldung die Struktur der Formularfelder für den Export in eine CSV- oder Excel-Datei fest definiert ist!

Um vorhandene Formulare in eine Seite einzubinden, verwenden Sie das Inhaltselement "Powermail", welches Sie in der Registrierkarte "Plug-ins" beim Erstellen eines neuen Inhaltselementes finden.

1. Wechseln Sie in den Reiter "Plugin" im Inhalteselement.
2. Wählen Sie unter "Einstellungen" in der Liste der vorhandenen Formulare Ihr gewünschtes Formular aus.
3. Im Reiter "Empfänger" können Sie einen Kontakt für den E-Mail-Empfang der Formulardaten angeben. Bei jedem erfolgreichen Absenden des Formular wird so eine E-Mail an den angegebenen Kontakt verschickt. In der Regel ist dies ein Kontakt an der Universität, für den eigentlichen Zweck des Formulars. Es können mehrere Adressen angegeben werden, eine E-Mail-Adresse pro Zeile.
4. Im Reiter "Absender" können Sie Kontaktinformationen angeben, von denen die das Formular ausfüllende Person eine Bestätigungsnachricht erhalten soll. Die Kontaktinformationen erscheinen dann im E-Mail-Kopf des Empfängers.

Verwenden Sie für "Empfänger" und "Absender" jeweils aussagekräftige Betreffzeilen (E-Mail Betreffzeile). Bleibt das jeweilige Feld leer, wird keine E-Mail verschickt.

Im Reiter "Einstellungen" haben Sie weitere Möglichkeiten zur Konfiguration des Powermail-Plug-ins.

• "Bestätigungsseite aktivieren": Vor dem endgültigen Absenden des Formulars werden alle Formulareingaben zur Kontrolle noch einmal angezeigt. Erst wenn die Formulardaten durch eine weitere Bestätigung abgeschickt werden sind die Daten erfasst und E-Mails werden verschickt. Achtung: Viele Personen haben große Schwierigkeiten hiermit und führen den letzten Schritt nicht aus!
• "E-Mail muss bestätigt werden (Double Opt-In)": Es wird eine Bestätigungsnachricht mit einem Link verschickt. Erst wenn dieser Link aktiviert / geklickt wurde, sind die Formlardaten im Redaktionssystem erfasst.
• "Mehrschrittformular aktivieren (Schritt für Schritt)": Stellt Formularseiten als Formular-Tabs dar.
• "Wo sollen die Mails gespeichert werden?": Hier können Sie einen gesonderten Speicherort für die Formulardaten angeben. Der Übersichtlichkeit halber verwenden Sie auch hierfür einen gesonderten Datensatzordner. Vor allem wenn Sie sich regelmäßig wiederholende Anmeldeprozesse umsetzen, lohnen sich getrennte Speicherorte.

Je nach Art der gewünschten Information können Sie zwischen verschiedenen Feldtypen wählen.

Ein- und mehrzeilige Textfelder sollten selbsterklärend sein. Ein "Auswahlfeld" bietet eine Auswahlliste vorgegebener Optionen an. "Mehrfachauswahl (Checkbox(en))" erstellt Felder die einzeln (de-)aktiviert werden können und "Einfachauswahl (Radiobutton)" bietet stets nur eine der verfügbaren Möglichkeiten zur aktiven Auswahl an.

Sie können mehrere Optionen für Auswahlfelder, Mehr- und Einfachauswahl angeben. Hierbei kann zwischen dem eigentlichen Wert des Formularfeldes (Value) und der Anzeige im Formular (Label) unterschieden werden. Sie definieren jede verfügbare Option pro Zeile im Feld "Optionen".

• Wird nur ein einfacher Text pro Zeile eingetragen ist dieser gleichzeitig Value UND Label. [siehe Beispiel 1]
• Wird ein Text mit einem "|"-Zeichen (Pipe) eingegeben, ist der Text vor dem Pipe das Label und der Text nach dem Pipe der Value. [siehe Beispiel 2]
• Um eine Option im Formular vorab auszuwählen, kann der Options-Text um ein weiteres Pipe ("|"), gefolgt von einem "*" (Sternchen) erweitert werden. [siehe Beispiel 3]

Im Reiter "Erweitert" eines Feldes können Sie angeben, ob ein Feld ein "Pflichtfeld" ist und eine "Feldüberprüfung" verwenden. Das Formular kann nur erfolgreich abgesendet werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt und Feldprüfungen erfolgreich sind.

Wenn Sie ein Formular nur für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stellen möchten, können Sie im Inhaltselement, im Reiter Zugriff das Veröffentlichungs- und Ablaufdatum angeben.

Vermeiden Sie es dem Formular an sich (Datensatz) ein Ablaufdatum anzugeben. Ein Export von Daten eines abgelaufenen Formulars ist nicht möglich!

Die Regel "Zweck weg, Daten weg!" sollte auch für alle erfassten Formulardaten innerhalb des Redaktionssystems gelten. Löschen Sie alle Formulardaten nach dem Abschluss der Bearbeitung auch aus dem TYPO3-Backend!

Nutzen Sie hierfür das Modul-Liste oder löschen Sie gleich den, zur Erfassung der Formular angelegten, Datensatzordner.