Die Anmeldung erfolgt über Shibboleth mit dem zentralen Nutzeraccount. Nach der erstmaligen Anmeldung kann es bis zu zehn Minuten dauern, bis das System sich mit dem IdMS synchronisiert hat und Datensätze angelegt werden können.

Die im Forschungsdatenrepositorium abgelegten Daten werden einer Arbeitsgruppe bzw. Lehrstuhl ("Organisationen") zugeordnet. Forschende können innerhalb ihrer Organisationseinheit Datensätze anlegen.

Die Daten im Forschungsdatenrepositorium sind organisiert in Datensätzen und Ressourcen.

• Ein Datensatz ist eine Einheit von Daten (Ressourcen), der ein in irgendeiner Form thematisch abgeschlossen ist. Ein Datensatz wird mit Metadaten (Autorenschaft, Lizenz, Tags, Beschreibung, etc.) beschrieben, um die Findbarkeit und die Nachnutzbarkeit zu gewährleisten. Er kann beliebig viele Daten (Ressourcen) enthalten.
• Eine Ressource ist beispielsweise eine Tabellen- oder Bilddatei. Eine Ressource ist immer einem Datensatz zugehörig.

Ein Datensatz kann die Sichtbarkeit "private" oder "public" tragen.

• "private": Der Datensatz ist nicht privat, sondern für alle Personen aus der gleichen Organisation sichtbar. Für Personen aus anderen Organisationen oder für unangemeldete User ist er nicht zugänglich.
• "public": Der Datensatz ist ohne Anmeldung ereichbar.