E-Mail-Konto für andere Nutzer freigeben

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie ein E-Mail-Konto mittels Berechtigungen für andere Nutzer freigeben.

Wie jedes andere Element in der Groupware, d.h. z.B. Kalender oder Adressbücher, kann auch ein E-Mail-Konto über Berechtigungen anderen Nutzern oder Nutzergruppen zugänglich gemacht werden. Wir möchten jedoch ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie einem anderen Nutzer damit kompletten Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto einräumen.

Daher sollten Sie genau überlegen, ob Sie dies auch wünschen. Jedoch gibt es auch einen sehr praktischen Anwendungsfall: Funktionsaccounts. Funktionsaccounts werden in der Regel von mehreren Personen genutzt. Um sich nur einmal in die Groupware einzuloggen, ist es sinnvoll, dass der Funktionsaccount allen Personen zugänglich gemacht wird.

Loggen Sie sich als Nutzer in die Groupware ein, der das E-Mailkonto freigeben möchte.

Gehen Sie zunächst in das E-Mail-Modul. Den Einstellungsdialog erreichen Sie, indem Sie rechts auf den E-Mail-Account im Bereich 2 klicken und im Kontextmenü Eigenschaften wählten (s. Abbildung 1). Im Beispiel gibt der Nutzer testuser sein E-Mail-Konto frei.

Wählen Sie nun den Reiter Berechtigungen (s. Abbildung 2). Hier können Sie granular einstellen, welcher Nutzer oder welche Gruppe auf das E-Mail-Konto zugreifen darf.
Noch ein Tip: Über das Icon rechts neben einer Gruppenberechtigung können Sie einsehen, welche Nutzer in der Gruppe sind, der Sie Rechte eingeräumt haben.

Möglich sind folgende Berechtigungen:

Berechtigung Auswirkung
Nur lesen Freigegebene Nutzer haben lediglich Lesezugriff. Es können keine Mails als 'gelesen/ungelesen' markiert, verschoben, gelöscht oder direkt beantwortet werden.
Stellvertreter Freigegebene Nutzer können direkt auf Mails antworten. Für die Antwort wird deren eigener Mail-Account verwendet, der Besitzer des Mailkontos wird automatisch in CC gesetzt und bekommt somit eine Kopie der Mail. Die Mails können auf 'gelesen', nicht aber auf 'ungelesen' gesetzt werden. So ist der Besitzer des Mailkontos immer darüber informiert, welche Mails bereits gelesen und auf welche geantwortet wurde. Ein Verschieben oder Löschen von Mails ist nach wie vor nicht möglich.
Verwende Account Zusätzlich zur vorherigen Berechtigung können freigegebene Nutzer Mails im Namen des Kontobesitzers versenden, innerhalb des Kontos Mails frei bearbeiten, verschieben und auch löschen!
Verwalten Freigegebene Benutzer haben die gleichen Rechte wie bei Verwende Account, können zusätzlich administrative Einstellungen am E-Mail-Konto vornehmen.

Nachdem sich nun der Nutzer, dem das E-Mailkonto freigegeben wurde, in die Groupware einloggt, steht ihm das freigegebene Konto im E-Mailmodul zur Verfügung (s. Abbildung 3).

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