Termin im Kalender erstellen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie einen Termin in der Groupware anlegen und welche Optionen Ihnen hierfür zur Verfügung stehen.

Wählen Sie zunächst das Kalendermodul aus. Termine fügen Sie am einfachsten im Bereich 2 hinzu. Hierfür i) klicken Sie an die ungefähre Zeitstelle, ii) ziehen Sie mit der linken Maustaste ein Zeitfenster auf oder iii) wählen Sie den Button Hinzufügen aus Bereich 1. Anschließend öffnet sich der folgende Dialog, in dem Sie die allgemeinen Eckdaten des Termins, d.h. z.B. den Namen und die Zeit, festlegen.

Hier hat man auch die Möglichkeit, den Termin als privat zu markieren (Abbildung 1). Diese Option überschreibt alle Berechtigungen, die Sie anderen Nutzern für Ihren Kalender und somit dessen Einträgen erteilt haben. Sie bewirkt, dass nur Sie alleine und die eingeladenen Teilnehmer den Inhalt des Termins sehen können. Auch die Bezeichnung des Termins wird für andere Nutzer in "Privat" geändert.

An den Termin können Sie über die beiden Buttons im Kopfbereich auch Groupware-interne Verknüpfungen anlegen oder Dateien anhängen (nachdem der Termin im System gespeichert wurde).

Im Reiter Wiederholung legen Sie fest, ob es sich um einen sich wiederholenden Eintrag handelt.

Im Reiter Optionen kann der Zeitpunkt der automatischen Erinnerung eingestellt werden. Falls der Termin mit einer anderen Farbe versehen werden soll, kann diese hier ebenfalls ausgewählt werden.

Im Reiter Teilnehmer (Abbildung 2) können Sie andere Personen zu Ihrem Termin einladen. Dies kann entweder über das Direkteingabefeld oder über den Button Hinzufügen erfolgen. Die Einladung erfolgt technisch gesehen über die E-Mail-Adresse, so dass Sie auch Personen außerhalb der Groupware einladen können. Sie selbst erscheinen in der Teilnehmerliste als angenommen, verfügbar und Organisator.

Bei anderen Personen, die Ihnen die Verfügbarkeitsanzeige freigeschaltet haben, erscheint bereits an dieser Stelle, dass der Termin vorläufig in deren Kalender eingetragen wurde und ob sie überhaupt einen freien Termin im ihrem Kalender hätten. Dies bedeutet aber nicht, dass die ausgewählten Teilnehmer Ihre Einladung auch annehmen müssen. Ansonsten können Sie hier prüfen, ob inzwischen eine eingeladene Person zu- oder abgesagt hat.

Über den letzten Reiter können Sie Ressourcen buchen, auf die Sie Zugriff haben. Dies können z.B. Räume oder auch mobile Beamer etc. sein (Abbildung 3).

Nach einem Klick auf OK wird der Termin dann in Ihrem Kalender gespeichert. Sofern Sie Teilnehmer ausgewählt haben, kommt zusätzlich die Anfrage, ob Sie eine Termineinladung per E-Mail verschicken wollen.

Der Status eines Termins kann bei den Termineigenschaften festgelegt werden und wird im Kalender zusätzlich durch einen farbigen Kreis sichtbar gemacht (Abbildung 4).

  • Bestätigt (grün)
  • Handlungsbedarf (orange)
  • Vorläufig (gelb)
  • Abgelehnt (rot)